Sortieren in Excel

Tabellen und deren Inhalte zu sortieren, gehört schon zu den Standardaufgaben, die der Excel-Nutzer so tagtäglich auszuführen hat.

Unter Start / Bearbeiten findest Du Sortieren und Filtern. Klicke das Dropdown-Menü an. Für das Sortieren erscheinen drei Auswahlmöglichkeiten:
– Von A bis Z sortieren
– Von Z bis A sortieren
– Benutzerdefiniertes Sortieren

Sortieren von A bis Z bzw. von Z bis A

Du hast eine kleine Beispieltabelle, Basistabelle 1, mit Namen, Vornamen und Alter. Diese Tabelle willst Du sortieren.

Welche Möglichkeiten der Markierung hast Du nun?

Kopiere die „Basistabelle 1“ nach B21:D29, markiere die Zeilen 22 bis 29 gesamt und wähle Start / Bearbeiten / Sortieren und Filtern / Von A bis Z sortieren.

Was passiert? Nichts. Die Tabelle entspricht unverändert der Basistabelle 1.

Kopiere die „Basistabelle 1“ erneut, diesmal nach B34:D42. Klicke jetzt z.B. B36 an und wähle wieder Start / Bearbeiten / Sortieren und Filtern / Von A bis Z sortieren.

Das Ergebnis sieht so aus:

Da Du in Spalte B eine Zelle markiert hast, wurde die Tabelle nach dem Namen sortiert. Vornamen und Alter passen entsprechend zu den Namen.

Die bisherigen Sortierungen funktionieren genauso, wenn Du eine Zelle in Spalte C anklickst, weil Namen und Vornamen mit demselben Buchstaben beginnen.

Ist das auch so, wenn Namen und Vornamen mit unterschiedlichen Buchstaben anfangen?

Dazu erstellst Du Dir eine neue, die „Basistabelle 2“. Namen und Vornamen beginnen mit unterschiedlichen Buchstaben.

Kopiere die „Basistabelle 2“ nach B62:D70, klicke B64 an und wähle wieder Start / Bearbeiten / Sortieren und Filtern / Von A bis Z sortieren.

Das Ergebnis sieht so aus:

Du siehst, es passt auch hier nach der Sortierung alles zusammen.

Kopiere Dir für das nächste Experiment die „Basistabelle 2“ nach B75:D83. Markiere jetzt den Bereich B76:B83 und wähle Sortieren / Von A bis Z.

Es erscheint diese Maske:

Um dies anschaulich zu zeigen, hast Du vor der Aktion die Tabelle nochmal kopiert, jetzt nach B100:D108.

Wenn Du Dich jetzt für den Vorschlag entscheidest, wird die gesamte Tabelle sortiert. Namen, Vornamen und Alter passen zusammen.

Das Ergebnis sieht so aus:

Kopiere die „Basistabelle 2“ nach B112:D120. Entscheidest Du Dich für “Mit bestehender Markierung fortfahren”, sieht das Ergebnis so aus:

Was fällt auf? Nur die Spalte B wurde sortiert, die Spalten C und D bleiben unverändert. Die Datensätze passen damit nicht mehr zusammen.

Die beschriebenen Fälle verhalten sich analog bei der Auswahl Sortieren / Von Z bis A.

Benutzerdefiniertes Sortieren

Du kopierst die „Basistabelle 2“ nach B128:D136. Namen und Vornamen beginnen nicht mit demselben Buchstaben.

Klicke in irgendeine Zelle, z.B. in C130 und gehe dann auf Sortieren / Benutzerdefiniertes Sortieren.
Es erscheint wiederum eine Dialogmaske, aber die gesamte Tabelle ist markiert.

Unter Spalte kannst Du Dich jetzt für eine Sortierung nach Namen, Vornamen oder Alter entscheiden. Du entscheidest Dich hier für Namen.

Das Ergebnis sieht so aus:

Nehme für die nächste Aktion die „Basistabelle 2“ und ändere die Schriftfarben bei den Vornamen so:

Kopiere die Tabelle nach B153:D161, rufe Benutzerdefiniertes Sortieren auf und wähle unter Spalte die Vornamen, unter Sortieren nach die Schriftfarbe und unter Reihenfolge rot für oben.

Füge eine Ebene hinzu, wähle Vornamen, Schriftfarbe und als nächste Farbe grün.

Mit den restlichen Farben verfährst Du genauso.

Sortiert sieht die Tabelle nun so aus:

In der letzten Aktion willst Du diese Ergebnistabelle noch nach Spalten sortieren. Kopiere sie Dir dazu nach B168:D176.
In der Kopfzeile der Dialogmaske findest Du den Button “Optionen”. Klicke in die Tabelle, dann auf Optionen, wählen “Spalten sortieren”, wähle im ersten Feld die Zeile 106, dann Werte und schließlich A bis Z.

Wenn Du die Ausrichtung in der Ergebnistabelle noch etwas formatierst, kann das Ergebnis so aussehen:

Jetzt ist die Tabelle nach Zeilen und nach Spalten sortiert.
Wie nutzt Du die Sortierfunktionen von Excel?
Was habe ich vergessen zu erläutern?
Bitte schreibe es in einen Kommentar.

Hier kannst Du Dir die Excel Datei

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