Als Tabelle formatieren (I)

Gelegentlich habe ich doch ein schlechtes Gewissen. Mein BlogPlan sagt mir, jetzt ist das und das Thema dran, du hast es so geplant, schreib den Beitrag.

Ich erinnere mich dann oft, Mensch dazu hast du doch gerade bei Anderen gelesen.

So geht mir das auch mit diesem Thema. Gerade im Januar dieses Jahres hat Blog.soprani.at dieses Thema beleuchtet, in 2014 war es Tabellenexperte.de.

Aber was hilft es, irgendwo hat bestimmt schon immer jemand gerade zum ausgesuchten Thema geschrieben. Dann könnte ich mit dem Bloggen auch gleich aufhören.

So bleibt mir nur, dem Leser einen Mehrwert anzubieten, d.h. ich muss erweiterte oder andere Informationen zum Thema liefern, damit es nicht ein Abschreiben wird. Denn das will ich auf keinen Fall.

Also zäume ich das Pferd von einer anderen Seite auf und betrachte eine Aufgabe, die ich als Controller nun fast täglich zu erfüllen habe, das Berichtswesen.

Wie geht das: „Als Tabelle formatieren“?

„Als Tabelle formatieren“ ist eine Funktionalität von Excel, die im Menü Start/Formatvorlagen zu finden ist.

Ich kann eine neue Tabelle erstellen und formatieren. Dazu muss ich nur einen Bereich meines Arbeitsblattes markieren, „Als Tabelle formatieren“ anklicken und mir eine Formatvorlage aussuchen. Derer sind ausreichend als Vorschlag vorhanden, 21 x Hell, 28 x Mittel und 11 x Dunkel, insgesamt 60.

Ich markiere in meinem Arbeitsblatt den Bereich F14:H20 und wähle die Vorlage Mittel 9. Es klappt ein Dialogfeld auf, der markierte Datenbereich ist bereits eingetragen. Bei „Tabelle hat Überschriften“ setze ich keinen Haken, weil ich noch keine Tabelle habe und damit auch keine Überschriften. Ich klicke noch auf OK und erhalte diese kleine Tabelle:

Überschriften hat Excel nun allein eingefügt, Spalte1, Spalte2 und Spalte3. Diese können einfach überschrieben werden. Die Spaltenüberschriften enthalten Filter-Pfeile, nach dem Aufklappen können die Spalteninhalte ausgewählt werden, die zu sehen sein sollen.

Ich will aber keine neue Tabelle erstellen, sondern eine vorhandene „Als Tabelle formatieren“.

Meine Tabelle hat drei Spalten, die gleiche Werte enthalten. Ich klicke in eine Zelle, z.B. C10, und rufe über Start/Formatvorlagen „Als Tabelle formatieren“ auf. Die Tabelle hat Überschriften, deshalb setze ich den Haken.

Ich wähle die Vorlage Mittel 9 und fertig ist die Tabelle.

Jetzt will ich noch eine Ergebniszeile haben. Dazu klicke ich mit rechts in die Tabelle und wähle über Tabelle Ergebniszeile aus.

Durch Anklicken der Pfeile öffnet sich ein Auswahlmenü. Bei Spalte Werte1 entscheide ich mich für Summe, bei Werte2 für Mittelwert und bei Werte3 für Anzahl.

Ein Bericht im Einproduktunternehmen

Meine Absicht ist, mit der Funktionalität „Als Tabelle formatieren“ einen Bericht zu gestalten. Eine vorhandene Tabelle formatiere ich, wie oben beschrieben als Tabelle und füge eine Ergebniszeile hinzu. Dort will ich bei Mengen und Umsätze jeweils die Summe über die Monate sehen.

Zu sehen ist ein gesamtes Jahr. Soll ein einzelnes Quartal, z.B. das I. Quartal, gezeigt werden, kann ich das über den Filter des Monats realisieren.

Die Tabelle sieht dann so aus:

Die Werte in der Ergebniszeile haben sich durch die Filterung angepasst. Das geschieht durch die Funktion TEILERGEBNIS mit den Formeln:

=TEILERGEBNIS(109;[Mengen])
=TEILERGEBNIS(109;[Umsätze])

Das Argument 109 steht für Summe. In den geschweiften Klammern steht jeweils der Name der Spalte gemäß Überschrift.

In der Spalte Umsätze steht in jeder Zeile die Formel:

=Tabelle5714[[#Diese Zeile];[Mengen]]*Tabelle5714[[#Diese Zeile];[Preis]]

Tabelle5714 ist ein Name, den Excel bei der Formatierung als Tabelle vergeben hat.
Die Formel sagt nun ganz einfach aus, dass die Werte dieser Zeile aus der Spalte Mengen und der Spalte Preis miteinander zu multiplizieren sind.

Hierbei habe ich es mit sogenannten strukturierten Verweisen zu tun. Wer mehr darüber erfahren möchte, kann z.B. diesem Link folgen:

In diesem Abschnitt habe ich erläutert, wie ein ganzes Jahr oder ausgewählte Monate des Jahres als Bericht dargestellt werden können. Habe ich Daten aus mehreren Jahren zur Verfügung und will diese dynamisch mit dieser Berichtsform abfragen, komme ich so noch nicht weiter. Aber das will ich in einem späteren Beitrag zeigen.

Damit endet Teil 1 meines Beitrages zum Thema „Als Tabelle formatieren“. Teil 2 kommt schon in der nächsten Woche.