Schaltflächen in Excel verwenden

Schaltflächen für den Makrostart

Schaltflächen werden in Excel benötigt, wenn ein VBA-Makro gestartet werden soll.

Um eine Schaltfläche in das Arbeitsblatt zu holen, gehst Du üblicherweise in der Multifunktionsleiste auf Entwicklertools / Einfügen und wählst eine Schaltfläche als Formularsteuerelement oder als ActiveX-Steuerelement aus.

Die Form der Schaltfläche ist immer ein Rechteck, das Du über die Größeneinstellung evtl. noch zum Quadrat umformen kannst.

Um Schaltflächen zu erstellen, steht Dir aber noch ein weiterer Weg zur Verfügung.

Wähle Dir über Einfügen eine Dir genehme Form aus, klicke mit der rechten Maustaste in die Form und wähle „Makro zuweisen“, suche Dein Makro aus und klicke „OK“.

Vorher musst Du natürlich die Makros programmiert haben. In Excel 2007 geht das nur in xlsm-Dateien.

Hier mal ein paar Beispiele. Wenn jeweils die Makros zugewiesen sind, genügt ein Klick in die Form und das Makro wird ausgeführt.

Bei der Verwendung von Formen als Schaltflächen hast Du zusätzliche Möglichkeiten, die Fläche „schön“ zu machen. Gehe dazu mit der rechten Maustaste auf Form formatieren.

Dort kannst Du Füllung, Linienfarbe, Linienart, Schatten, 3D-Format, 3D-Drehung, Bild und Textfeld verändern. Mit der Form „Gleich“ habe ich diesbezüglich schon ein wenig experimentiert.

Soweit zur Nutzung der Formen als Schaltfläche zum Anschieben von Makros.

Schaltflächen für die Verlinkung

Klickst Du mit der rechten Maustaste in eine Form, siehst Du, dass Du sie auch zur Verlinkung nutzen kannst.

Im Beispiel wähle ich z.B. die Form „Flussdiagramm: Vordefinierter Prozess“ und formatiere sie etwas um.

Nun rufe ich, wie beschreiben, den Hyperlink auf. Ich habe jetzt die Wahl zwischen „Datei oder Webseite“, „Aktuelles Dokument“, „Neues Dokument erstellen“ oder „E-Mail-Adresse“.

Zunächst wähle ich „Datei oder Webseite“ und die Datei „xDiag.xlsx“, klicke ich mit der linken Maustaste auf die Form, aus dem Cursor-Kreuz wird die Hand und die hinterlegte Datei wird geöffnet.

Jetzt wähle ich z.B. die Website „www.tabellenexperte.de“ mit einem passenden Beitrag aus. Wenn ich nun auf die Form klicke, öffnet sich diese Website.

Mit „Aktuelles Dokument“ gehe ich genauso vor, rechte Maus, Hyperlink, Aktuelles Dokument und hier das Arbeitsblatt „vba5“. Ein Klick auf die Form bringt mich zum Arbeitsblatt „vba5“. Ich kann aber auch den Zellbezug G75 eingeben und die Zelle G75 wird aktiviert.

Jetzt wähle ich „Neues Dokument erstellen“, das soll „Schaltform.xlsx“ heißen. Als Zeitpunkt der Bearbeitung entscheide ich mich für die Option „Später bearbeiten“.

Ein Klick auf die Form öffnet das neue Dokument und ich kann mit der Bearbeitung loslegen.

Schaltflächen zum Email-Versand

Letztlich kann ich den Hyperlink auf eine E-Mail-Adresse festlegen, ich wähle meine eigene.

Klicke ich auf die Form, wird in meinem Fall Outlook aufgerufen und die Maske für eine neue Nachricht, gerichtet an mich, wird geöffnet. Jetzt wäre die Nachricht nur zu schreiben und zu senden.

Schaltflächen mit Bildern versehen

Zuletzt will ich Dir noch die Möglichkeit aufzeigen, die Formen vor der Makrozuweisung bzw. Verlinkung mit Bildern zu versehen.  Wähle z.B. die Form „Flussdiagramm: Prozess“, dann Form formatieren und Füllung. Unter Bild- oder Texturfüllung kannst Du ClipArt wählen. Tu das und suche Dir z.B. den Eiffelturm aus. Klicke OK und das Bild ist in der Form.

Willst Du lieber eine eigenes Foto oder Dein eigenes Antlitz in der Form sehen, wähle unter Bild- oder Texturfüllung „Einfügen aus: Datei“, suche dann in Deiner Fotosammlung ein passendes Motiv und bestätige mit „Einfügen“. Das Foto ist in der Form.

Makrozuweisung oder Verlinkung nimmst Du anschließend wie oben beschrieben vor.

Du siehst, es gibt vielfältige Möglichkeiten, Formen für die Darstellung und Berechnung ganzer Prozesse oder für Präsentationen zu nutzen.

Hast Du einen ganzen Prozess mit Formen dargestellt, kannst Du durch Klick auf eine Form mit einem Makro weitere Informationen zum Prozessschritt einblenden, Bilder zur Örtlichkeit zeigen, Berechnungen durchführen u.a.m.

Hast Du ein Organigramm mit den Formen erstellt, kannst Du über ein Makro die Teams als Foto zeigen oder die wichtigsten Aufgaben einblenden usw.