Excel für das Web – Die Excel-Funktion XVERWEIS anwenden

Bisher habe ich mit der Excel-Version 2019 gearbeitet, das soll auch so bleiben.

Aber dadurch gibt es nicht die Möglichkeit, die neuen Funktion aus Microsoft 365 zu nutzen, z.B. die Funktion XVERWEIS (engl. XVLOOKUP).

Durch einen Artikel von Martin Weiß, dem Tabellenexperten wurde ich auf die Möglichkeit der Nutzung von Excel-Online hingewiesen.

Dies einmal auszuprobieren und Dir zu zeigen, wie es geht, ist das Anliegen dieses Beitrags.

1. Excel-Online aufrufen

Gib in die Suchleiste Deiner Suchmaschine z.B. „excel online“ ein.

Klicke das angezeigte Ergebnis an. Wähle dann „Neue leere Arbeitsmappe“.

Eine neue Arbeitsmappe öffnet sich.

Speichere die Mappe nun z.B. unter dem Namen „Excel online XVERWEIS.xlsx“.

Beachte aber, dass die Mappe unter OneDrive, der Cloud, gespeichert wird.

Microsoft nennt das Ganze „Excel für das Web“.

Du siehst im Bild auch noch die Möglichkeit, eine Kopie herunter zu laden und sie auf Deinem Computer zu speichern. Das wird Dir nicht viel nützen, wenn Microsoft 365 nicht auf Deinem Computer verfügbar ist. Also bleib auf OneDrive.

2. Erläuterung der Funktion XVERWEIS

Zuerst eine kurze Beschreibung der Funktion, dafür nutze ich die Excel-Hilfe.

„Die XVERWEIS-Funktion durchsucht einen Bereich oder eine Anordnung und gibt dann das Element zurück, das der ersten gefundenen Übereinstimmung entspricht. Wenn keine Übereinstimmung vorhanden ist, kann XVERWEIS zur nächsten (ungefähren) Übereinstimmung zurückkehren. „

Excel-Hilfe

Die Syntax der Funktion lautet:

=XVERWEIS(Suchkriterium; Suchmatrix; Rückgabematrix; [wenn_nicht_gefunden]; [Vergleichsmodus]; [Suchmodus]) 

Die Argumente der Funktion sind:

Suchkriterium: ist erforderlich. Das ist der Wert nach dem gesucht wird.

Suchmatrix: ist erforderlich. Das ist das Array oder der Bereich, das/der durchsucht werden soll.

Rückgabematrix: ist erforderlich. Das ist das Array oder der Bereich, das/der zurückgegeben werden soll.

[wenn_nicht_gefunden]: ist optional.

Wenn keine gültige Übereinstimmung gefunden wird, wird der von Dir bereitgestellte „[wenn_nicht_gefunden]“-Text zurückgegeben. Wenn keine gültige Übereinstimmung gefunden wird und [wenn_nicht_gefunden] fehlt, wird #N/A zurückgegeben.

[Vergleichsmodus]: ist optional.

Hier kannst Du den Übereinstimmungstyp angeben. Dabei gelten:

0: genaue Übereinstimmung. Wenn keine gefunden wird, wird „#N/V“ zurückgegeben. Dies ist die Standardeinstellung.

-1: genaue Übereinstimmung. Wenn keine gefunden wurde, geben Sie das nächstkleinere Element zurück.

1: genaue Übereinstimmung. Wenn keine gefunden wurde, geben Sie das nächstgrößere Element zurück.

2: eine Platzhalterübereinstimmung, wobei *, ? und ~ eine Sonderbedeutung haben.

[Suchmodus]: ist optional.

Hier kannst Du den zu verwendenden Suchmodus angeben. Dabei gelten:

1: Führen Sie eine Suche durch, die beim ersten Element beginnt. Dies ist die Standardeinstellung.

-1: Führen Sie eine umgekehrte Suche durch, die beim letzten Element beginnt.

2: Führen Sie eine Binärsuche durch, die darauf basiert, dass eine Suchmatrix in aufsteigender Reihenfolge sortiert ist. Ist diese nicht so sortiert, werden ungültige Ergebnisse zurückgegeben.

-2: Führen Sie eine Binärsuche durch, die darauf basiert, dass eine Suchmatrix in absteigender Reihenfolge sortiert ist. Ist diese nicht so sortiert, werden ungültige Ergebnisse zurückgegeben.

3. Ein Beispiel zur Anwendung der Funktion XVERWEIS

Da es mir in diesem Beitrag nur darum geht, zu zeigen, wie mit Excel für das Web gearbeitet werden kann, verwende ich die Beispiele aus der Excel-Hilfe.

3.1 Beispiel 1

Im Beispiel 1 wird XVERWEIS verwendet, um einen Ländernamen in einem Bereich zu suchen und dann die Landesvorwahl des Telefons zurückzugeben. Verwendet werden die Argumente Suchkriterium (Zelle F4), Suchmatrix (Bereich B3:B12) und Rückgabematrix (Bereich D3:D12). Das Argument Vergleichsmodus wird nicht gebraucht, da XVERWEIS standardmäßig eine genaue Übereinstimmung erzeugt.

Die Formel in H4 lautet:

=XVERWEIS(F4;B3:B12;D3:D12)

Dies war nun ein ganz einfaches Beispiel. Mit der Funktion SVERWEIS und der Formel

= SVERWEIS(F4;B3:D12;3, FALSCH)

hättest Du das Ergebnis „+ 91“ genauso erreicht.

Deshalb erläutere ich ein weiteres Beispiel.

3.2 Beispiel 2

Im zweiten Beispiel sucht XVERWEIS anhand einer Mitarbeiter-ID-Nummer nach Mitarbeiterinformationen.

Im Gegensatz zu SVERWEIS, kann XVERWEIS eine Anordnung mit mehreren Elementen zurückgeben.

Dadurch kann mit einer einzigen Formel sowohl der Mitarbeiternamen als auch die Abteilung aus den Zellen C5:D14 zurückgeben werden.

Gebe in B2 die gesuchte Mitarbeiter-ID ein oder wähle sie aus einer mit der Datenüberprüfung hinterlegten Liste aus.

Gib nun in C2 diese Formel ein:

=XVERWEIS(B2;B5:B14;C5:D14;“nicht gefunden“;1;1)

Die Formel beinhaltet alle möglichen Argumente.

B2 ist das Suchkriterium

B5:B14 ist die Suchmatrix, also der Bereich, in dem Du das Suchkriterium suchst.

C5:D14 ist die Rückgabematrix, also der Bereich, aus dem die entsprechenden Werte (Mitarbeitername und Abteilung) zurückgegeben werden sollen.

„nicht gefunden“ ist der von Dir definierte Text, der zurückgegeben wird, wenn keine Entsprechungen gefunden werden.

1 ist der Vergleichsmodus, das heißt, es soll eine genaue Übereinstimmung gefunden werden.

1 ist der Suchmodus, das heißt, es soll beim ersten Element beginnend gesucht werden.

Die Formel gibt Ergebnisse zurück. Der zum Suchkriterium passende Mitarbeiternamen in C2 ist „Eike Endermann“.

Die dazu gehörige Abteilung in D2 ist „Buchhaltung“. D2 wird ausgefüllt, obwohl dort keine Formel hinterlegt ist.

Beschränkst Du in der Formel die Rückgabematrix auf C5:C14, wird nur der Mitarbeiternamen zurückgegeben.

Enthält die Tabelle oben weitere Spalten, z.B. das Alter der Mitarbeiter in Spalte E, kannst Du die Rückgabematrix auch bis dort ausdehnen (C5:E14).

4. Fazit

Die Arbeit mit der Excel-Funktion XVERWEIS mit Excel für das Web hat geklappt, auch wenn es anfänglich etwas schwierig schien.

Wie kannst Du nun eine in OneDrive gespeicherte Datei wieder aufrufen?

Rufe dazu OneDrive auf, melde Dich ggf. neu an und klicke in der linken Leiste auf „Zuletzt verwendet“. Wähle die Datei. Dann müsste sich die Datei öffnen und Du kannst sie weiterbearbeiten.