Excel’s intelligente Tabellen

ursprüngliche Datensätze

Intelligenz galt bisher als eine Eigenschaft, die ausschließlich dem Menschen zugeschrieben wurde.

Inzwischen gibt es auch die sogenannte künstliche Intelligenz.

Warum soll es also nicht auch intelligente Tabellen geben?

Offiziell heißen die intelligenten Tabellen nur Tabellen. Sie werden aber auch formatierte Tabellen genannt und so sollen sie im Folgenden auch bezeichnet werden.

Formatierte Tabellen können die Arbeit eines Excel-Anwenders in vielerlei Art und Weise erleichtern.

Sie besitzen standardmäßig bereits viele Funktionen, die ansonsten erst aktiviert oder eingefügt werden müssen.

Da dies so ist, spricht man bei diesen Tabellen auch von „intelligenten“ Tabellen.

Dieser Beitrag zeigt, wie eine formatierte Tabelle erstellt, sortiert, gefiltert, erweitert, und letztlich wieder gelöscht werden kann.

Die einzelnen Abschnitte des Beitrags sind mit Hilfe der Beispieldatei nachvollziehbar. Lade dir dazu die Datei „FormatierteTabelle.xlsx“

herunter.

1. Eine formatierte Tabelle erstellen

Auch hier wird zunächst eine normale Excel-Liste als Ausgangspunkt benötigt.

Das Arbeitsblatt „Datensätze“ in o.g. Datei zeigt eine Auflistung der Namen von Verkäufern, den Umsätzen, den Verkaufsorten und den entsprechenden Quartalen. Die Tabelle enthält 14 Datensätze und vier Spalten.

Ursprüngliche Datensätze
Ursprüngliche Datensätze

Um hieraus nun eine formatierte bzw. intelligente Tabelle zu machen, klicke in eine beliebige Zelle der Liste und rufe dann im Menü Formatvorlagen den Punkt „Als Tabelle formatieren“ auf.

Dort erscheint eine Aufstellung aller verfügbaren Formatvorlagen in hell, mittel und dunkel.

Das folgende Bild zeigt diese Aufstellung.

Auswählbare Tabellenvorlagen
Auswählbare Tabellenvorlagen

Wähle dir nun eine Vorlage aus, die dir gefällt, z.B. blau, Mittel 2.

Nachdem du die Vorlage gewählt hast, erscheint ein kleines Dialogfeld, das dir den umzuwandelnden Bereich anzeigt. Hier hast du die Möglichkeit, einen Haken im Kontrollkästchen zur Aussage „Tabelle hat Überschriften“ zu setzen.

Das folgende Bild zeigt dieses Dialogfeld. Es zeigt den Bereich $A$1:$D$15.

Dialogfeld für Auswahl Datenbereich
Dialogfeld für Auswahl Datenbereich

Bestätige nun mit OK.

Im Ergebnis liegt die formatierte Tabelle vor.

Das folgende Bild zeigt sie mit den bekannten vier Spalten und 14 Datensätzen.

Formatierte Tabelle
Formatierte Tabelle

Was hat sich gegenüber der Basisliste geändert?

Auffällig ist das Streifenmuster, mit dem die Tabelle versehen ist.

Außerdem haben die Spaltenüberschriften Filterpfeile bekommen.

Scrolle deine Tabelle nun einmal nach unten.

Du wirst sehen, dass im Bereich der Tabelle die Spaltenüberschriften anstelle der Spaltenbuchstaben stehen bleiben, so als hättest du das Fenster fixiert.

Was auch noch wichtig ist, die formatierte Tabelle erhält von Excel automatisch einen Namen. Wenn eine Zelle in der Tabelle aktiv ist und du dich im Menü „Tabellenentwurf“ findest, kannst du den Namen ganz links im Menüband sehen. Die Tabelle hat hier den Namen „Tabelle6891011“.

Willst du einen anderen Namen, klicke in das Feld und ändere ihn.

Tabellentools/Tabellenname
Tabellentools/Tabellenname

Die Tabelle liegt im Arbeitsblatt „Tabelle“ der vorn genannten Datei.

2. Eine formatierte Tabelle sortieren

Du möchtest nun die vorhandenen Daten zuerst nach Umsatz, aufsteigend, und dann nach Namen, alphabetisch, sortieren.

Klicke dazu in der Spalte „Umsatz“ auf eine Zelle.

Gehe im Menü Start / Bearbeiten auf „Sortieren und Filtern“ und wähle dort „Nach Größe sortieren (aufsteigend)“ aus.

Die Tabelle ist nun nach Umsatzgröße sortiert.

Klicke dann in der Spalte „Namen“ auf eine Zelle.

Gehe im Menü Start / Bearbeiten wieder auf „Sortieren und Filtern“ und wähle „Von A bis Z sortieren“ aus.

Die Tabelle liegt dir nun nach Umsatzhöhe und dann nach Namen sortiert vor. Sie hat vier Spalten und 14 Datensätze.

Sortierte Tabelle
Sortierte Tabelle

Die sortierte Tabelle liegt im Arbeitsblatt „Sortieren“ der Datei.

3. Eine formatierte Tabelle filtern

Die Verkäufe fanden in mehreren Städten statt.

Du möchtest nun nur die Verkäufe in der Stadt Magdeburg sehen.

Deine Tabelle enthält neben den Spaltenüberschrift schon Filterpfeile, die du nicht mehr hinzufügen musst.

Klicke in der Spalte „Stadt“ auf diesen Pfeil und wähle „Magdeburg“ aus.

Die Tabelle verkleinert sich und zeigt nur die Magdeburger Umsätze, vier Spalten und 9 Datensätze.

Die folgende Abbildung zeigt die gefilterte Tabelle.

Gefilterte Tabelle
Gefilterte Tabelle

Die gefilterte Tabelle befindet sich im Arbeitsblatt „Filter“ der Datei.

4. Eine Ergebniszeile hinzufügen

Wenn du die formatierte bzw. intelligente Tabelle markiert hast, indem du in eine Zelle klickst, blendet Excel zusätzliche Registerkarten im Menüband ein. Damit können weitere Funktionen angeboten werden.

So wird die Registerkarte „Tabellentools“ und darunter „Tabellenentwurf“ gezeigt.

Tabellentools/Tabellenentwurf
Tabellentools/Tabellenentwurf

Hier findest du nun Kontrollkästchen für Kopfzeile, Ergebniszeile, Gebänderte Zeilen, Erste Spalte, Letzte Spalte, Gebänderte Spalten und Schaltfläche „Filter“.

Setze bei Ergebniszeile einen Haken.

Excel fügt eine Zeile, die Ergebniszeile, hinzu und liefert auch sogleich noch die Summen der Spalten.

Die Summe der Quartale willst du sicherlich nicht haben.

Klicke deshalb in die Zelle D16. Neben der Zelle erscheint jetzt ein Filterpfeil.

Öffne den Filter und wähle „ohne“ aus. Die Summe der Quartale ist nun verschwunden.

So kannst du in jeder Zelle der Ergebniszeile vorgehen und Funktionen, wie Summe, Mittelwert, Anzahl, Max, Min, STABW und Var wählen.

Die nächste Abbildung zeigt das Drop-Down-Menü für die Auswahl. Wähle hier die Funktion „SUMME“.

Ergebniszeile, Drop-Down-Menü
Ergebniszeile, Drop-Down-Menü

Die nächste Abbildung zeigt die Tabelle mit Ergebniszeile. Eine Summe ist nur in der Spalte Umsatz vorhanden.

Die Tabelle hat hier wieder 14 Datensätze, der Filter ist wieder ausgesetzt.

Tabelle mit Ergebniszeile
Tabelle mit Ergebniszeile

Erwähnt werden muss hier noch die Formel in der Ergebniszeile in Zelle B16:

=TEILERGEBNIS(109;[Umsatz])

Die Funktion TEILERGEBNIS dürfte bekannt sein.

Als erstes Argument steht die Zahl 109 für die Funktion SUMME.

Das zweite Argument steht in eckigen Klammern und bezeichnet die Spalte, mit der gerechnet werden soll. Man bezeichnet dies als „strukturierte Hinweise“.

Ausführliche Informationen zu den strukturierten Verweisen erhältst du beim Support von Microsoft mit diesem Link:

Verwenden von strukturierten Verweisen für Excel-Tabellen – Microsoft-Support

Die Tabelle mit Ergebniszeile befindet sich im Arbeitsblatt „Ergebniszeile“.

5. Die formatierte Tabelle erweitern

Eine erste Möglichkeit ist, im Menü „Tabellenentwurf“ ganz nach links zu gehen und dort „Tabellengröße ändern“ aufzurufen.

Verändere hier den Datenbereich, z.B. auf $A$1:$E$17. Nachfolgendes Bild zeigt dies.

Dialogbox Tabellengröße ändern
Dialogbox Tabellengröße ändern

Es wird eine weitere Spalte hinzugefügt und automatisch mit der Spaltenüberschrift „Spalte1“ versehen.

Den Namen kannst du ändern, z.B. auf „Jahr“.

Das nächste Bild zeigt die Tabelle mit neuer Spalte „Jahr“, ansonsten unverändert.

Tabelle mit neuer Spalte
Tabelle mit neuer Spalte

Eine weitere Möglichkeit ist, an dem kleinen schwarzen Dreieck, rechts unten in Zelle D16, zu ziehen.

Ziehst du nach rechts, wird eine neue Spalte hinzugefügt, ziehst du nach unten, wird eine neue Zeile oberhalb der Ergebniszeile eingefügt.

Die nächste Abbildung zeigt beide ausgeführten Vorgänge.

Die neue Zeile 16 wurde bereits mit dem Namen Braun und seinem Umsatz in Bremen im 4. Quartal ausgefüllt. Die neue Spalte E erhielt den geänderte Namen „Jahr“.

Die Ergebniszeile befindet sich nun in Zeile 17. Die Tabelle hat hier 15 Datensätze und fünf Spalten.

Tabelle mit neuer Zeile
Tabelle mit neuer Zeile

Die erweiterte Tabelle befindet sich im Arbeitsblatt „Erweiterung“.

6. Die formatierte Tabelle wieder aufheben

Nun kann es durchaus sein, dass dir die Formatierung der Tabelle nicht mehr gefällt.

Du willst wieder eine einfache Liste, wie zu Beginn, haben.

Formatierung löschen
Formatierung löschen

Um die Tabellenformatierung zu entfernen, markiere eine Zelle in der Tabelle, aus der du die Formatierung entfernen möchtest.

Gehe in der Menüleiste auf Tabellenentwurf /Tabellenformatvorlagen und klicke dann auf den kleinen Pfeil nach unten in der rechten unteren Ecke der Gruppe.

Scrolle nach unten und klicke auf „Löschen“.

Jetzt hast du wieder eine „normale“ Tabelle, fünf Spalen und 16 Datensätze, wie die folgende Abbildung zeigt:

Einfache Tabelle mit neuer Spalte und neuer Zeile
Einfache Tabelle mit neuer Spalte und neuer Zeile

7. Fazit

Sind die Tabellen in Excel nun intelligent?

Ein wenig schon, wie du im Laufe des Beitrags bemerkt haben wirst.

So sind die Zeilen automatisch unterschiedlich farblich markiert.

Die Spaltenköpfe werden als solche erkannt und enthalten Filterpfeile.

Du kannst eine Ergebniszeile per Klick hinzufügen und dort die unterschiedlichsten Funktionen auswählen.

Du kannst die Tabelle um Spalten oder Zeilen erweitern, die Formatierung wird beibehalten.

Also, ein bisschen intelligent sind diese Tabellen schon.

An dieser Stelle will ich dich noch auf zwei Beiträge aus dem Jahr 2016 zum gleichen Thema hinweisen.

Diese Beiträge wurden jedoch aus einem anderen Blickwinkel geschrieben, doch lies selbst.

Als Tabelle formatieren (1)

Als Tabelle formatieren (2)


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