Der englische Begriff Dashboard bedeutet wörtlich übersetzt „Armaturenbrett“. In der IT handelt es sich bei Dashboards um grafische Benutzeroberflächen, also eine Anordnung verschiedener grafischer Elemente, die der Visualisierung von Daten oder der Verwaltung von Systemen dienen.
Dashboards haben in der Regel drei Hauptattribute:
– Sie sind im Allgemeinen grafischer Natur und bieten Visualisierungen, die helfen, die Aufmerksamkeit auf wichtige Trends, Vergleiche und Ausnahmen zu lenken
– Sie zeigen oft nur Daten an, die für das Ziel des Dashboards relevant sind
– Dashboards werden mit einem bestimmten Zweck oder Ziel entworfen. Sie enthalten von Natur aus vordefinierte Schlussfolgerungen, die den Endbenutzer von der Durchführung seiner eigenen Analyse entlasten.
In diesem Beitrag sollen erste Schritte zur Erstellung eines Dashboards erläutert werden.
1. Was ist eine Excel-Dashboard?
Eine gute Begriffsbestimmung liefert die Autorin Erica Chappell:
„Eine Excel-Dashboard ist ein interaktives, benutzerfreundliches Tool, das Datenzusammenfassungen, Metriken und andere Informationen zusammenfasst und Leistungsindikatoren (KPIs) aus verschiedenen Quellen anzeigt. Es bietet einen visuellen Überblick über wichtige Geschäftsdaten in einem leicht zu lesenden und zu interpretierenden Format.“ [2]
Sie schreibt weiter, dass Dashboards flexibel und anpassbar sind und dass sie es den Benutzern ermöglichen, Daten in Echtzeit zu filtern, aufzuschlüsseln oder zu zerlegen um dann daraus fundierte Entscheidungen zu treffen.
2. Aufbau eines Datenmodells
Bevor du Daten in Excel importierst, solltest du eine entsprechende Arbeitsmappe einrichten.
Richte darin z.B. drei Tabellenblätter ein.
Benenne ein Arbeitsblatt mit „Daten“, das anderes mit „Analyse“ und ein weiteres mit „Dashboard“.
Einen entsprechenden Vorschlag zur Einrichtung einer Arbeitsmappe hast du im Beitrag
So arbeitest du in Excel mit der rS1-Methode
kennengelernt.
Die Arbeitsmappe hat danach grundsätzlich sechs Arbeitsblätter, die hier noch einmal kurz erläutert werden sollen:
– Focus1 (neu: Dashboard)
Das erste Arbeitsblatt der Mappe nimmt alle Daten auf, die der unmittelbaren Betrachtung durch den Anwender bzw. dem Ausdruck dienen. Es enthält also das fertige Dashboard. Das Blatt beinhaltet die speziellen oder verdichteten Daten, die der Empfänger angefragt hat.
– Grafik1 (neu: Analyse)
Das zweite Blatt enthält eingefügte Diagramme, ist aber kein Diagrammblatt., sondern ein Tabellenblatt, dessen Inhalte häufig mit dem ersten Blatt verknüpft sind. In dieses Blatt lassen sich auch Grafiken „auslagern“, die nicht im Blatt Focus1 gezeigt werden sollen.
– Daten1 (neu: Daten)
Das dritte Blatt enthält die Quelldaten / Rohdaten für den Focus, also alle Daten einer bestimmten Kategorie bzw. Gruppe, die dort über einen Import oder anderer Verfahren aufgenommen wurden. Soll ein Modell mit seinem Focus auf mehrere Quelldatenkategorien referenzieren, werden gemäß dem Grundsatz „jedem Inhalt sein eigenes Blatt2 mehrere gleichartige Datenblätter angelegt, die dann entsprechende Namen mit fortlaufender Nummerierung erhalten.
Das Blatt beinhaltet die Roh-, Basis- oder Quelldaten, die du benötigst, um in Focus1 Ergebnisse zeigen zu können. Diese Daten liegen geordnet nach Monaten oder Jahren, nach Niederlassungen oder Werken, nach Regionen oder Ländern usw. vor.
Deshalb ist Daten1 zunächst nur ein Arbeitstitel, da in der Regel mehrere Blätter für die Rohdaten vorzuhalten sind, die dann entsprechend dem Inhalt benannt werden können.
– Listen1 (optional)
Das vierte Blatt ist notwendig, um alle Listen, die dem Modell als Grundlage dynamischer Elemente dienen, in der Arbeitsmappe zur Verfügung zu haben.
In diesem Blatt werden die Listen hinterlegt und mit Namen versehen, auf die im Modell mit Kombinations- und Listenfeldern zugegriffen wird.
– Parameter1 (optional)
Im fünften Blatt werden alle Parameter festgehalten, die du in der Arbeitsmappe an unterschiedlichen Positionen verwendest.
Unter Parameter sollen feste Werte verstanden werden, Beispiele dafür sind Namen der Unternehmen, Bezeichnungen von Niederlassungen, Namen von Personen, Mehrwertsteuersätze, Postleitzahlen u.v.a.m.
Im Blatt Parameter 1 werden solche Daten hinterlegt, die als konstante oder variable Parameter in verschiedenen Teilen des Modells eine Rolle spielen.
– Namensliste (optional)
Im sechsten Blatt werden alle vergebenen Namen und die zugehörigen Bereiche aufgelistet. Dies kann über das Menü Formeln/Definierte Namen/In Formel verwenden/Namen einfügen/Liste einfügen realisiert werden.
Ob du in deinem Dashboard alle soeben vorgeschlagenen Arbeitsblätter einrichtest, soll dir überlassen bleiben.
Auf jeden Fall solltest du die ersten drei Arbeitsblätter (Focus, Grafik, Daten) anlegen.
Im genannten alten Beitrag wurde gemäß der rS1.Methode nach Reinhold Scheck [3] noch vorgeschlagen, jedes der sechs Arbeitsblätter wie folgt zu gestalten:
Die erste benutzbare Zelle ist K11. D.h., zehn Spalten vorher und zehn Zeilen oberhalb sind tabu. Scheck hat diese Bereiche als Hilfsspalten bzw. Hilfszeilen zur Konstruktion komplexer Formeln vorgesehen.
Die Spalten A-J werden auf die Breite 1, die Zeilen 1-10 auf die Höhe 8 gebracht.
Es bleibt dir überlassen, es so umzusetzen oder auch nicht.
Im nächsten Beitrag zum Thema Dashboard wird es um das Importieren von Daten in Excel und um das Einfügen von Rohdaten im Arbeitsblatt gehen.
Quellen:
[2] https://clickup.com/de/blog/14446/wie-man-ein-dashboard-in-excel-erstellt
[3] Reinhold Scheck: Excel professionell einsetzen, Franzis Verlag, Poing 2005
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