Das automatische Gliedern hatte ich Dir in den Kurzbeiträgen “Excel-Minis …. / 2018” vorgestellt. Zum Gliedern mit dem Teilergebnis habe ich kürzlich einen Beitrag geschrieben.
Eine Datenliste kannst Du natürlich auch manuell gliedern. Wie das geht und worauf Du achten solltest, liest Du in diesem Beitrag.
Für eine Datenliste können Gliederungen mit bis zu acht Ebenen erstellt werden.
Gegliedert werden kann nach Zeilen, nach Spalten oder nach beidem.
Im Beitrag will ich zeigen, wie nach Zeilen gegliedert wird.
1. Die Ausgangstabelle
Als Beispiel habe ich einen Auszug aus einem fiktiven Kontenrahmen ausgewählt.
Die Tabelle enthält eine Auflistung mit Sachkonten. Monatlich werden in der Tabelle die verbuchten Kosten ausgewiesen. Diese wurden rein willkürlich mit der Funktion ZUFALLSBEREICH erzeugt und entbehren jeglicher Realität.
Hier ein Auszug, die vollständige Tabelle findest Du unten im Beitrag als Download:
2. Die Aufbereitung der Tabelle
Du musst darauf achten, dass die nächsthöhere Ebene, die z.B. Summen ausweisen soll, entweder generell oberhalb oder unterhalb der nächstunteren Ebene angeordnet wird.
Beispiel:
Die Tabelle enthält u.a. die Sachkonten 60001 bis 60007. Hierüber willst Du eine Summe bilden. Die Gruppe soll mit “6.1 Versicherungen” benannt werden. Du hast entschieden, dass alle Gruppen jeweils oberhalb der Sachkontenebene ausgewiesen werden.
Markiere D4:F4, schreibe die Formel =SUMME(D5:D11) und schließe mit Strg + Enter die Eingabe ab.
Verfahre zum Bilden und Summieren weiterer Gruppen ebenso.
Die Tabelle sieht jetzt so aus (Auszug):
3. Die Gliederung der Tabelle
Beginne die Gliederung mit der kleinsten Ebene. Im Beispiel sind das die Bereiche mit 3-stelligen Nummern, z.B. 6.3.1
Gliedere dann die Bereiche mit 2-stelligen Nummern und zum Schluss die größte Ebene mit der 1-stelligen Nummer.
Klicke zuerst die Zeile 18 an. Gehe im Menü Daten auf Gruppieren und wähle dann Gruppieren. Verfahre einzeln mit den Zeilen 20, 22, 24, 26, 29:34, 36:41, 51:52, 54, 56:58, 60:62, 64:68, 70:71 und 73:74 analog.
Hast Du die 3-stelligen Bereiche gegliedert, markiere zuerst die Zeilen 5 bis 11 und wähle wieder Gruppieren.
Verfahre mit den Zeilen 13 bis 15 und allen weiteren 2-stelligen Bereichen ebenso.
Markiere abschließend alle Zeilen B4:B74 und wähle wieder Gruppieren.
Nach Abschluss der Gruppierung siehst Du am linken Blattrand die Gruppierungsklammern.
Links oben darüber findest Du die Ziffern 1, 2, 3 und 4.
Damit kannst Du die Gliederungsansicht ändern.
- Mit 4 siehst Du alle Details bis zu den Sachkonten.
- Mit 3 siehst Du noch die 2-stelligen Bereiche mit Konten, die 3-stelligen nur zusammengefasst.
- Mit 2 siehst Du nur noch die Bereiche 6.1 bis 6.7 zusammengefasst.
- Bei 1 siehst Du nur noch die Zeile 3.
Damit hast Du das manuelle Gliedern einer Tabelle abgeschlossen.
Download: