So arbeitest Du in Excel mit der rS1.Methode

Der Erfinder der rS1.Methode, Reinhold Scheck, schreibt einleitend in seinem Buch “Excel professionell einsetzen” [1]:

“In diesem Buch geht es vorwiegend um die Anfertigung und Nutzung standardisierter und hochdynamischer Kalkulationsmodelle, ohne dass Sie gefordert wären, Programmierkenntnisse zu erwerben oder anzuwenden.” [1] S. 18

Damit ist schon beschrieben, worum es bei dieser Methode geht. Der Autor führt gleich anschließend aus, wer die potentiellen Nutzer dieser Methode sein sollen.

“Der Einsatz der rS1.Methode wird den Controller bei seinem alltäglichen Umgang mit Excel vielfältig unterstützen, kreative Lösungen erleichtern und Arbeitsergebnisse sichern.” [1] S. 18

Ich bin im Hauptberuf Controller und nutze die Methode schon ein paar Jahre, wenn auch mit einigen Abstrichen.

Und ich bin nicht allein mit meiner positiven Meinung zur rS1.Methode. Auf http://www.excelsolution.de/ habe ich ein Zitat gefunden, das die Methode zusammengefasst beschreibt:

„Insbesondere begeistert hat uns die sogenannte rS1-Methode von Reinhold Scheck.
Diese Methode definiert einen Standard in Excel unter Verwendung eines intelligenten Zusammenspiels zwischen Formeln, Funktionen und Steuerelementen, sowie der konsequenten Verwendung von festgelegten Bereichen.“

Ebensolche Begeisterung spricht aus dem Munde von Andreas Stern, der in seinem Artikel unter http://stern.staff.jade-hs.de/download/rS1_Methode_Frachtraten.pdf äußert:
„… weil ich ein großer Bewunderer seiner Methode bin.“

Dieser Artikel kann und will nicht die komplette Methode erklären, aber Dich ein wenig an sie heranführen.

Arbeitsmappe und Arbeitsblätter

Dieser Beitrag soll sich darauf beschränken, Dir den Aufbau einer Excel-Arbeitsmappe entsprechend der Idee von Reinhold Scheck vorzustellen. Ich halte mich dabei an seinen Ausführungen im o.g. Buch aus dem Jahre 2005. [1]
Die Arbeitsmappe hat danach grundsätzlich sechs Arbeitsblätter, welche Scheck so bezeichnet:
– Focus1
– Grafik1
– Daten1
– Listen1
– Parameter1
– Namensliste
Zu den Blättern im Einzelnen:

Focus 1

Das erste Arbeitsblatt der Mappe nimmt

“alle Daten auf, die der unmittelbaren Betrachtung durch den Anwender bzw. dem Ausdruck dienen. Es enthält also tabellarisch aufgebaute Ergebnisse, wie z.B. einen periodischen Bericht …” [1] S. 42

Auf diesem Blatt wird die Fragestellung, irgendeinen Sinn sollte die Arbeitsmappe doch haben, beantwortet. Das Blatt beinhaltet die speziellen oder verdichteten Daten, die der Empfänger angefragt hat.

Eine Fragestellung könnte z.B. lauten. „Welche Umsätze haben die Unternehmenssparten in den Jahren 2010 bis 2014 zu verzeichnen?“
Eine andere Frage ist: „Wie haben sich die Passagierdaten auf der ICE-Strecke von Berlin nach München entwickelt?“

Grafik 1

“Das Blatt Grafik 1 enthält zumeist eingefügte Diagramme, ist aber kein Diagrammblatt., sondern ein Tabellenblatt, dessen Inhalte häufig mit Focus 1 verknüpft sind.” [1] S. 42

Im dieses Blatt lassen sich auch Grafiken „auslagern“, die nicht im Blatt Focus1 gezeigt werden sollen.

Daten 1

Scheck erläutert zum Blatt “Daten 1”:

Das Blatt Daten 1 enthält die Quelldaten für den Focus, also alle Daten, (oder besser Rohdaten) einer bestimmten Kategorie bzw. Gruppe, die dort mittels Import oder anderer Verfahren aufgenommen wurden. Soll ein Modell mit seinem Focus auf mehrere Quelldatenkategorien referenzieren, werden gemäß dem Grundsatz “jedem Inhalt sein eigenes Blatt2 mehrere gleichartige Datenblätter angelegt, die dann entsprechende Namen mit fortlaufender Nummerierung erhalten …” [1] S. 42

Das Blatt beinhaltet die Roh-, Basis- oder Quelldaten, die Du benötigst, um in Focus1 Ergebnisse zeigen zu können. Diese Daten liegen geordnet nach Monaten oder Jahren, nach Niederlassungen oder Werken, nach Regionen oder Ländern usw. vor.

Deshalb ist Daten1 zunächst nur ein Arbeitstitel, da in der Regel mehrere Blätter für die Rohdaten vorzuhalten sind.

Ein Beispiel:
Du hast Daten aus fünf Jahren, jeweils aus zwei Werken zu verarbeiten. Die Regel nach der rS1-Methode ist, dass für jeden Sachverhalt ein Arbeitsblatt vorhanden sein muss.
Du brauchst demnach 5 x 2 = 10 Arbeitsblätter. Klingt viel, aber irgendwo liegen die Daten ohnehin, warum also nicht in Deiner Mappe.
Kommt ein weiteres Kriterium hinzu, z.B. die Datenart (Plan, Ist), brauchst Du 5 x 2 x 2 = 20 Arbeitsblätter. Excel hat genug Platz für die Arbeitsblätter.

Außerdem, nach fünf Jahren musst Du Deine Mappe möglicherweise neu aufbauen, weil sich die Rahmenbedingungen geändert haben.

Listen 1

Das Blatt Listen 1 ist notwendig, um

“alle Listen, die dem Modell als Grundlage dynamischer Elemente dienen” [1] S. 43

in der Arbeitsmappe zur Verfügung zu haben.

In diesem Blatt werden die Listen hinterlegt und mit Namen versehen, auf die im Modell mit Kombinations- und Listenfeldern zugegriffen wird.
Merke: Die Namen für die Bereiche im Blatt Listen1 sind von entscheidender Bedeutung in der rS1-Methode. Sie müssen deshalb gründlich überlegt sein.

Parameter1

Unter Parameter sollen feste Werte verstanden werden, die Du an unterschiedlichen Positionen in der Arbeitsmappe verwendest. Beispiele dafür sind Namen der Unternehmen, Bezeichnungen von Niederlassungen, Namen von Personen, Mehrwertsteuersätze, Postleitzahlen u.v.a.m.

Scheck erläutert:

“Im Blatt Parameter 1 werden solche Datern hinterlegt, die als konstante oder variable Parameter in verschiedenen Teilen des Modells eine Rolle spielen.” [1] S. 43

Namensliste

Hier werden alle vergebenen Namen und die zugehörigen Bereiche aufgelistet. Dies kann über das Menü Formeln/Definierte Namen/In Formel verwenden/Namen einfügen/Liste einfügen realisiert werden.

Werden in der Arbeitsmappe Änderungen vorgenommen, muss ggf. auch die Namensliste aktualisiert werden. Dazu die alte Auflistung entfernen und neu wie oben beschrieben verfahren.

Aufbau des Arbeitsblattes

Jedes der sechs Arbeitsblätter ist nach der rS1.Methode wie folgt zu gestalten:
Die erste benutzbare Zelle ist K11. D.h., zehn Spalten vorher und zehn Zeilen oberhalb sind tabu. Scheck hat diese Bereiche als Hilfsspalten bzw. Hilfszeilen zur Konstruktion komplexer Formeln vorgesehen.
Die Spalten A-J werden auf die Breite 1, die Zeilen 1-10 auf die Höhe 8 gebracht. Um das gleichzeitig in allen sechs Arbeitsblättern zu machen, klickst Du auf das Register Focus1, hältst die Shifttaste gedrückt und klickst auf das Register Namensliste. Nehme die Einstellungen vor und klicke dann mit der rechten Maustaste auf ein Registerblatt. Wähle Gruppierung aufheben.
Jetzt hat jedes Blatt die zehn Vorspalten und –zeilen.
Scheck schlägt vor, diese Mappe nun als Vorlage zu speichern.
Das machst Du in Excel 2007 so:
– Datei speichern unter
– Dateiformat „Excel-Vorlage (xlt oder xltx)
– Dateiname z.B. ExcelVorlage
– Ok
So kannst Du die Vorlage verwenden:
– Neu
– Meine Vorlagen
– ExcelVorlage.xltx
– Datei unter neuem Namen und Ort abspeichern
– Ok
Akzeptiere den durch Excel vorgeschlagenen Speicherort.
Die Vorlage solltest Du immer dann verwenden, wenn Du Kalkulationen, Planungen, Berichte u.ä. erstellen willst. Dir steht damit ein einheitliches Schema mit einem hohen Wiedererkennungswert zur Verfügung. Willst Du die rS1.Methode nutzen, solltest Du die Vorlage akzeptieren und sie konsequent nutzen.

Übrigens, in den Druckbereich werden die Hilfszeilen und –spalten nicht einbezogen. Empfindest Du die vielen Hilfszeilen und –spalten bei der Arbeit in der Datei als störend, kannst Du über das Menü Ansicht und Fenster eine Fixierung vornehmen oder Zeilen und Spalten ausblenden.

Hier kannst Du Dir eine Musterdatei nach der rS1.Methode herunterladen:

Speichere sie, wie oben beschrieben, als xltx-Datei auf dem vorgeschlagenen Ordner.
In einem weiteren Artikel plane ich, die Namenskonventionen der rS1.Methode zu erläutern und ein kleines Beispiel zur Anwendung der Methode zu zeigen.

[1] Reinhold Scheck: Excel professionell einsetzen, Franzis Verlag, Poing 2005